DivulgaçãoA prefeitura de São Bento (PB) é um exemplo de sucesso de uso de soluções digitais e geração de impacto regional. A gestão agregou resultados incríveis ao modernizar sua rotina administrativa com novos mecanismos sustentáveis e escaláveis em parceria com a 1Doc – empresa líder em trabalhos de processos de atendimento, comunicação e gestão documental para órgãos públicos. Graças à digitalização, implementada em abril de 2020, já economizou cerca de R＄ 3,8 milhões aos cofres públicos, além do ganho com a redução do uso de papel e manutenção de impressoras e outros materiais.
O projeto de transformação digital foi impulsionado pela necessidade de responder às aspirações da população por serviços melhores e trabalhar iniciativas para conseguir superar não apenas os desafios da pandemia, mas também outros. A morosidade das tratativas burocráticas, o deslocamento para atendimento presencial, as longas filas de espera e a dificuldade de organização de dados e protocolos em papel são alguns dos principais problemas que têm sido superados.
Ganho para os cidadãos e servidores
Desde à implementação das soluções, praticamente todos os serviços que antes precisavam do deslocamento até o Paço Municipal passaram a ser oferecidos de forma online aos cidadãos. Em virtude de parte da população não possuir letramento digital adequado, há ainda a procura presencial. No entanto, todas as demandas são realizadas via plataforma pelo setor de protocolo, que busca instruir o acompanhamento via SMS ou e-mail sempre que possível.
Outro grande benefício, tanto para a população quanto para os servidores, foi a redução do tempo nos processos internos. O maior deles se encontra nos processos de despesa, que do empenhamento até o pagamento tramitam por 6 setores distintos. Todos esses documentos (em torno de 7 mil ao ano), eram impressos e levados de setor a setor fisicamente. Na etapa de liquidação da despesa, os processos eram deslocados até cada responsável pelo atesto, em mais de 20 locais distintos no município.
Essa tramitação física ocasionava um atraso no fechamento contábil (virada de um mês para outro) de aproximadamente 8 a 10 dias todos os meses, comprometendo 1/3 do tempo do setor de contabilidade, que durante esse período não podia realizar novos empenhos. Por consequência, o andamento de outros serviços do município era impossibilitado. Atualmente, com 100% da tramitação funcionando através da plataforma, salvo raras exceções, o fechamento ocorre todos os meses em 24 horas.
Além disso, a assinatura dos contratos com fornecedores, que precisavam se deslocar para assinar os contratos, agora são assinados diretamente na plataforma em poucas horas, agilizando o processo de compra dos materiais licitados.
Transformação digital no setor público
Durante a pandemia, a transformação digital de serviços públicos se mostrou não apenas como uma alternativa momentânea, mas uma necessidade da qual a esfera pública municipal se encaixa como uma das principais beneficiárias. Isto porque são responsáveis pela maior parte dos serviços utilizados pelos cidadãos nos setores essenciais, sendo também potentes ferramentas de articulação social, política, cultural e econômica.
"Uma ótima oportunidade para promover uma gestão pública de excelência, com grande capital político, unida a princípios importantes, como a preservação e ampliação da cidadania, tecnologia e inovação e economia verde", explica Jaison Niehues, Fundador da 1Doc.
A 1Doc é uma empresa da Softplan de processos, atendimento, comunicação e gestão documental, que está presente em todos os estados do Brasil e beneficia 1 a cada 4 brasileiros com sua solução. Por meio de um sistema inteligente que simplifica o dia a dia de trabalho, cria estratégias e oferece mecanismos para ajudar as pessoas a organizarem o seu trabalho, se comunicarem melhor e atender demandas com eficiência, transparência e engajamento.
